Élaborer et produire des documents accessibles : un guide de bonnes pratiques

Contrastes de couleurs

• Assurez-vous de l’accessibilité des contrastes de couleurs dans votre document. Ce contraste doit être d’au moins 7:1 pour le texte normal (niveau AAA) et d’au moins 3:1 pour le gros texte (ou texte agrandi; niveau AA).
• À noter que le texte décoratif et le texte contenu dans un logo, ou un nom de marque, ne font l’objet d’aucune exigence en termes de contrastes.

Outil

• L’utilisation du logiciel gratuit Colour Contrast Analyser est recommandée pour déterminer l’accessibilité des contrastes. N’hésitez à le faire!

Langage simplifié

Dans la mesure du possible, optez pour un langage clair et simple afin de communiquer avec votre public. Si cela n’est pas possible, songez à rendre disponible une autre version du document, sous forme de langage simplifié et imagé.

Outil

• Guide de rédaction pour une information accessible, produit en partenariat par la municipalité de Gatineau, l’Université du Québec en Outaouais et le Pavillon du Parc.

Titres et balises

Les documents numériques doivent intégrer des titres, en niveau hiérarchique, et des balises. Pour ce faire, utilisez les titres disponibles dans la section « Style », pour la plupart des logiciels de la série Microsoft Office. Ajoutez également des balises à vos documents PDF.

Ressource

• Site Web AcceDe PDF, qui contient notamment un manuel sur la production de documents PDF accessibles.

Dimension raisonnable des caractères

Dans vos documents écrits, songez à opter pour une taille de caractère d’au moins 12 points, 14 de préférence. Cela les rendra plus accessibles, particulièrement pour les personnes ayant une incapacité visuelle. La police de caractère doit être facile à lire, notamment pour les sections comprenant des chiffres et des nombres. Les polices de caractère Arial, Verdana, Geneva sont suggérées.

Texte de remplacement

Dans tous vos documents, lorsque votre logiciel le permet, ajoutez un texte de remplacement à vos images.

Aspects généraux - Pages Web et documents numériques écrits

• Vérifiez l’accessibilité de vos contenus Web pour les personnes ayant des incapacités visuelles. Pour ce faire :
  • Vous pouvez utiliser l’un des logiciels de lecture d’écran et de synthèse vocale existants, comme JAWS ou NVDA.
• Vous pouvez utiliser un outil de vérification d’accessibilité pour les pages Web. En voici quelques-uns :
  • Valideur HTML du W3C;
  • WAVE Web accessibility evaluation tool;
  • Accessibility Insights for Web, de Microsoft;
  • Accessibilty toolbar, dans Internet Explorer;
  • Barre d’outils Web pour Firefox.
• Évitez les contenus pouvant provoquer des crises, tels que des éléments qui clignotent plus de trois fois ou qui contiennent des flashs.

Ressources utiles

Consultez le site Web InfoAccessible, produit par l’Université du Québec en Outaouais. Ce site Web s’adresse à toute personne ou organisation appelée à produire, réviser ou adapter de façon inclusive des contenus d’information d’intérêt général. Il présente une série d’outils et de bonnes pratiques pour les sensibiliser, les informer et les guider.

Le Laboratoire de promotion de l’accessibilité du Web, propulsé par le Regroupement des aveugles et amblyopes du Montréal métropolitain, propose également une section Web portant sur les documents électroniques accessibles.

Les ministères et les organismes publics peuvent également prendre connaissance du guide de rédaction proposé par le site Web Quebec.ca et de la section portant sur la rédaction pour le Web de l’Office québécois de la langue française. Ceux-ci contiennent des éléments intéressants à prendre en compte lors de la rédaction de pages Web.

Documents en format PDF

• Si votre document est verrouillé par un mot de passe, vérifiez qu’il est toujours possible d’utiliser un lecteur d’écran pour restituer, par synthèse vocale ou en braille, le contenu du document. En effet, certains documents verrouillés peuvent empêcher les lecteurs d’écran de bien fonctionner.
• Dans la mesure du possible, assurez-vous que votre document PDF comporte les balises nécessaires pour que les personnes ayant une incapacité visuelle puissent le consulter. Pour faciliter la navigation dans le document, insérez également une table des matières, produite en conformité avec les balises créées.
• Le fait de convertir un document (par exemple à partir de Word) directement en format PDF engendre fréquemment des obstacles d’accessibilité. Si vous utilisez ce procédé pour créer votre fichier en format PDF, veillez à toujours vérifier l’accessibilité de celui-ci avec un logiciel de lecteur d’écran avant sa publication.

Documents Excel

• Évitez la création de lignes ou de colonnes vides. Il faut éviter que le lecteur d’écran ait à lire une longue série de cellules vides avant d’en atteindre une avec du contenu.
• Évitez de fusionner vos cellules. Au lieu de fusionner vos cellules, vous pouvez tout simplement laisser déborder le contenu de votre cellule vers la droite ou la gauche, selon l’alignement choisi.
• N’apposez pas de zones de texte qui pourraient « flotter » au-dessus de votre feuille Excel. Celles-ci ne sont pas lisibles par le lecteur d’écran.

Présentations PowerPoint

• Évitez d’utiliser des polices de caractère, des animations, des effets visuels et des contrastes qui ne sont pas accessibles ou qui pourraient provoquer des crises (flashs).
• Évitez les transitions trop laborieuses entre vos fiches.
• Si vous insérez un tableau, veillez à ce que celui-ci demeure accessible et que les titres soient bien identifiés.
• Assurez-vous que les hyperliens contenus dans votre présentation soient accompagnés d’une mise en contexte ou d’une description concernant leur destination. Évitez les formules du type « Cliquez ici », car elles sont difficilement repérables pour une personne ayant une incapacité visuelle.
• Si vous intégrez un élément audio ou audiovisuel dans votre présentation, veillez à ce qu’il soit accompagné d’une transcription textuelle et, le cas échéant, de sous-titres.

Textes et formulaires Word

• Utilisez les titres disponibles dans l’onglet de « Style » afin de baliser correctement vos documents. Veillez à respecter les niveaux hiérarchiques des titres.
• Assurez-vous que les polices de caractères, les couleurs et les effets que vous utilisez demeurent accessibles.
• Si vous insérez un tableau, veillez à ce que celui-ci demeure accessible et que les titres soient bien identifiés. Privilégiez les tableaux simples, qui ne comportent notamment pas de cellules fusionnées ou de cellules vides.
• Pour les graphiques, rédigez un résumé de ce qui est démontré ou de ce qui apparaît dans ceux-ci. Vous pouvez aussi référer à un tableau, plus accessible, qui a été utilisé pour créer le graphique.
• Assurez-vous que les hyperliens contenus dans votre document soient accompagnés d’une mise en contexte ou d’une description concernant leur destination. Évitez les formules du type « Cliquez ici », car elles sont difficilement repérables pour une personne ayant une incapacité visuelle.
• Pour changer de page, utilisez l’insertion d’un saut de page. Évitez le saut de plusieurs lignes vides avec la touche « Entrée », car cette façon de faire n’est pas appropriée pour l’utilisation d’un lecteur d’écran.
• Ajustez l’espace de votre paragraphe par le biais de la section « Paragraphe ». Évitez de laisser plusieurs espaces vides, car cette façon de faire n’est pas appropriée pour l’utilisation d’un lecteur d’écran. La même chose s’applique pour la création de colonnes. Pour ce faire, utilisez la fonction « Colonne », dans l’onglet « Mise en page ».
• Évitez l’utilisation des boîtes de texte, de WordArt et d’éléments en filigranes, car ils ne sont pas accessibles pour les lecteurs d’écran.

Documents audios ou audiovisuels

• Accompagnez toujours votre document d’un fichier de transcription textuelle qui pourra être lu par un logiciel de synthèse vocale.
• Ajoutez des sous-titres intégrés ou pouvant être activés manuellement à votre document audiovisuel.
• Songez à prévoir un espace au document pour l’ajout d’un médaillon en langue des signes québécoise.
• Songez à élaborer votre contenu audiovisuel avec l’optique d’une vidéodescription intégrée. Cette approche consiste en la description verbale des éléments essentiels à la compréhension d’un document audiovisuel. Cela peut inclure le décor, les costumes et le langage corporel, par exemple. Elle permet aux personnes qui visionnent le contenu audiovisuel de se représenter mentalement ce qui se passe à l’écran.
• Si votre document audiovisuel n’a pas été élaboré en suivant l’approche de vidéodescription intégrée, songez à produire une version du document qui contiendrait une vidéodescription.
• Évitez les contenus intégrant des éléments qui clignotent plus de trois fois par seconde ou qui contiennent des flashs.

Documents imprimés

Selon la demande, le contenu du document et le public visé, adaptez vos documents dans l’un des formats suivants :

• Braille;
• E-text, RTF ou Word accessible;
• Caractères amplifiés (gros caractères);
• Format audio;
• Langue des signes québécoise.